Avez-vous déjà pensé à devenir télésecrétaire ? Pourtant doté de nombreux avantages, le métier de télésecrétaire est encore mal connu. Il offre pourtant l’opportunité d’exercer en télétravail, c’est-à-dire à domicile. Si les télésecrétaires travaillent principalement au sein de permanences téléphoniques ou de centres d’appels, certain(e)s ont choisi d’exercer leur activité depuis la maison ! C’est le cas de nombreux esprits entrepreneurs qui ont choisi de créer leur propre télésecrétariat chez eux soit pour répondre à une problématique de mobilité, soit par pur esprit d’entreprendre.

Être télésecrétaire, c’est quoi ?

Les télésecrétaires ont pour principale responsabilité de prendre en charge l’accueil téléphonique et de gérer le secrétariat de leur client à distance. Devenir télésecrétaire demande donc une certaine polyvalence ainsi qu’une parfaite autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes. De plus, les télésecrétaires sont parfois en charge de la gestion de plusieurs personnes qui travaillent au sein du même cabinet (avocats, médecins…) ou doivent travailler avec différents clients venus de secteurs d’activités opposés. Une véritable gymnastique pour l’esprit ! C’est pourquoi, il va sans dire que des capacités organisationnelles sont indispensables.

Quelles compétences sont requises pour être télésecrétaire ?

Avoir des compétences en informatique

Il faut commencer par ça ! Si vous souhaitez exercer en tant que télésecrétaire, il vous faudra être à l’aise avec l’informatique qui sera votre outil de travail. La maîtrise de logiciels tels que la suite Microsoft Office (Word et Excel surtout) est incontournable. Il s’agit également de comprendre l’utilisation d’outils de collaboration en ligne afin d’échanger facilement avec vos clients et collègues. Quelques exemples de solutions logicielles souvent utilisées en télésecrétariat : DropBox, SkyDrive de Microsoft, Drive de Google.

Une forte aisance relationnelle

Les télésecrétaires se portent garant(e)s de l’accueil et de l’accompagnement des interlocuteurs (prise de rendez-vous, prise de messages, envoi de documentation par mail, demande d’information…). Il est essentiel d’avoir un sens relationnel développé pour répondre aux demandes avec patience, sourire et diplomatie. Pour les télésecrétaires, c’est avant-tout une histoire de savoir-faire.

Une excellente maîtrise de la langue française

Posséder un vocabulaire riche, s’exprimer clairement, avec tact et diplomatie sont de véritables avantages devenir télésecrétaire. De plus, une bonne orthographe est très appréciable car vous communiquerez aussi souvent à l’oral qu’à l’écrit (rédaction d’emails, prise de messages, rédactions de rapports journaliers…).

Savoir résister à la pression

Avoir une bonne capacité de concentration est un atout pour une télésecrétaire. Elle doit être capable de gérer le stress lors de surchages d’appels, pour répondre à des interlocuteurs parfois énervés, ou faire des actions répétitives… Pour une bonne télésecrétaire, savoir garder le sourire et garder son sang-froid en toute circonstance est une base !

Être le roi ou la reine de l’organisation

Rien ne sert de courir, il faut partir à point ! Les télésecrétaires ont un véritable don pour s’organiser. Elles savent rester efficaces dans leur gestion de prise d’appels tout en gardant la main sur les tâches administratives. Synthétiques et rapides, elles savent structurer leur travail de façon autonome.

 

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