Lorsqu’on recherche un logiciel de télésecrétariat, c’est pour améliorer le quotidien et la gestion de sa permanence téléphonique. La démarche pour trouver le bon fournisseur peut sembler parfois délicate et se transformer en un véritable parcours du combattant quand on voit l’abondance des solutions.
L’accueil téléphonique est l’élément central de l’organisation et de communication de vos clients, vous cherchez donc une solution et un fournisseur qui saura vous accompagner et sera comme votre compagnon de route au quotidien. La gestion de votre relation client sera au centre des préoccupations et votre organisation sera modelée sur mesure avec le logiciel Serenovia qui propose une solution de secrétariat unique grâce à son logiciel de télésecrétariat tout-en-un.
Identifier en premier lieu ses attentes et exigences d’un tel service
Le point primordial pour choisir sera d’établir quel est votre niveau d’exigences et vos attentes, puis de les confronter aux services proposés et délivrés. Pour un meilleur respect des instructions de vos clients et une rapidité de l’action à entreprendre, Serenovia apporte une personnalisation optimale en fonction des doléances et des besoins de chaque métier.
Le choix d’un logiciel ne doit pas être fait à la légère. Cet outil doit vous permettre à vous et à votre équipe de travailler d’une manière optimale. Interactivité, rapidité et traçabilité sont les maîtres mots du logiciel Serenovia pour vous permettre une gestion des appels et des rendez-vous fluide et optimale, de superviser et gérer les appels entrants et sortants et de personnaliser les agendas selon les besoins (modèles et types de rendez-vous) de vos clients.
Un bon logiciel de télésecrétariat est un logiciel qui correspond à votre organisation mais aussi aux besoins de vos clients. Il doit être facile à prendre en main et facile à intégrer à votre organisation existante :
- Il doit garantir le secret professionnel que vous établissez avec votre clientèle.
- Il doit pouvoir intégrer la gestion des prises de rendez-vous en ligne.
- Il doit être facile d’utilisation pour vos opératrices avec une formation rapide et personnalisée
- Il doit pouvoir faciliter la prise en charge de vos clients et soulager l’organisation de vos flux d’activités.
La disponibilité d’un logiciel est un point crucial pour le bon fonctionnement de toute société. SERENOVIA met en place des solutions complètes afin de garantir à ses clients une disponibilité à 99,9 %!
Un logiciel de télésecrétariat doit pouvoir assurer les fonctionnalités de base
Votre logiciel de télésecrétariat doit vous permettre :
- La gestion des appels entrants et sortants ainsi qu’une traçabilité des échanges pour assurer une amélioration en continue des services de téléphonie.
- La gestion des rendez-vous et un travail collaboratif grâce à un agenda partagé.
- De ne plus subir les réorganisations difficiles des rendez-vous non honorés et cela grâce à des rappels SMS et/ou par e-mail.
- La gestion des imprévus, comme par exemple l’annulation d’une série de rendez-vous avec notification par SMS et/ou e-mail. La rapidité de gestion en sera plus que simplifiée.
- La gestion des messages, pour une bonne communication entre votre permanence et vos clients.
La qualité de votre logiciel de télésecrétariat vous permettra non seulement une bonne gestion de votre portefeuille clients mais aussi une bonne relation avec votre clientèle.
Les critères suivants sont importants pour votre permanence téléphonique et seront facilités par la mise en place d’un logiciel de télésecrétariat :
- Temps du décroché téléphonique : critère primordial pour vos clients et qui correspond au temps moyen d’attente de la prise en charge des appels.
- La qualité de la réponse et la capacité de vos télésecrétaires à respecter les consignes de vos clients en fonction des situations.
- La disponibilité avec une gestion des plages horaires où le service est assuré. Ceci est un critère non négligeable si votre démarche vise à combler l’absence de secrétaires.
Serenovia vous garantit un conseil, une formation, une migration et un accompagnement clé en main et personnalisé. Vous bénéficiez d’un service multi-supports, d’une interface unifiée, d’une sécurité totale et d’un contrôle de traçabilité inégalable !
Serenovia assure un service et un suivi irréprochable lors de l’installation avec une formation complète afin de vous apporter une performance et optimisation de l’outil rapidement.
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