L’outil de permanence téléphonique Serenovia vous propose un certain nombre de fonctionnalités pour faire face aux différents imprévus liés à la gestion d’un planning de rendez-vous : annulation de rendez-vous pour cause d’absence/maladie du client, retard d’un client, annulation de rendez-vous en dernière minute…
Des moyens de communication facile à utiliser ont été mis en place pour informer le contact et/ou le client en cas d’imprévu.
Prévenir d’une absence ou d’un retard
Prévenir d’une absence : annulation des rendez-vous d’une journée ou demi-journée
Votre client est dans l’impossibilité d’honorer ses rendez-vous (absence imprévue, maladie ou autre) ? Sur toute une journée ou seulement une demi- journée ? La fonctionnalité « Prévenir d’une absence » vous permet de prévenir en quelques clics toutes les personnes qui ont pris rendez-vous.
Choisissez le type d’envoi e-mail et/ou SMS, modifiez le contenu du message, puis envoyez tous les messages en une seule fois. Vous avez également la possibilité de supprimer directement les rendez-vous. Sélectionnez « bloquer la prise de rendez-vous » pour empêcher l’ajout ultérieur de rendez-vous.
Le message par défaut comporte automatiquement le nom de votre client et est personnalisé pour chaque contact (jour et heure du rendez-vous).
Une fois les messages envoyés, son état vous permet de vérifier s’il a bien été envoyé au contact ou non et quel type de message a été choisi (e-mail et/ou SMS).
Prévenir d’un retard : notifier les contacts d’un retard
Votre client a pris du retard dans ses rendez-vous ? Prévenez facilement les contacts des prochains rendez-vous de votre client.
Le fonctionnement est identique à la fonctionnalité « prévenir d’une absence ». Choisissez le type d’envoi e-mail et/ou SMS, modifiez le contenu du message, puis envoyez tous les message en une fois.
A savoir
Attention, pour fonctionner correctement l’adresse e-mail et le numéro de portable du contact doivent être correctement ajoutés dans la fiche contact.
Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les gérants et les superviseurs de la société. Les téléopérateurs n’y ont donc pas accès.
Annulation d’un rendez-vous en dernière minute
L’annulation d’un rendez-vous en dernière minute peut poser deux problèmes : le client doit être averti qu’un de ses rendez-vous du jour a été annulé et dans la mesure du possible le créneau doit être pris rapidement par une autre personne afin d’éviter les « trous » dans l’agenda du client.
Prévenir le client d’une annulation
Lors de l’annulation d’un rendez-vous, une fenêtre vous invite à indiquer le motif d’annulation du rendez-vous. Vous pourrez alors envoyer une confirmation d’annulation au client : au choix en fonction de l’importance et de l’urgence, par message, par e-mail et/ou par SMS.
Remplacer un rendez-vous rapidement (et par ordre de positionnement)
C’est ici que l’activation de la liste d’attente prend tout son sens. Lorsque vous annulez un rendez-vous, contactez les personnes qui sont sur la liste d’attente. La liste d’attente permet donc de facilement remplacer un rendez-vous annulé à la dernière minute mais également de satisfaire une personne qui souhaitait un rendez-vous plus tôt. Tout le monde est gagnant !
Tâche à effectuer un jour précis
Votre client souhaite vous transmettre une demande urgente qui doit être faite en priorité dans la journée. Il peut alors l’indiquer comme « Tâche du jour » en vous précisant la date du jour (et ce en plus de « urgent »). Vous saurez alors que la tâche doit être absolument faite ce jour.
