L’accueil téléphonique participe à une bonne relation client et donne à l’entreprise son image de marque et occupe donc une place importante dans l’organisation d’une entreprise. Ce service gère non seulement les appels téléphoniques des clients mais il renforce la relation avec ses clients. L’accueil téléphonique doit donc être optimal et doit faciliter la mise en confiance des prospects et des clients dès le premier coup de fil.
Pour les entreprises souhaitant améliorer la qualité de leur accueil téléphonique, le télésecrétariat est une des solutions adaptées car il fournit un ensemble de services ciblés et adaptables à chaque client.
Serenovia aide à structurer le process de la relation client
Comment faire quand un client opère dans un milieu complexe où il est nécessaire de connaître et suivre un mode opératoire précis et ce depuis l’accueil téléphonique ?
Chez Serenovia, nous travaillons main dans la main avec nos clients pour que le service d’appel téléphonique soit optimal. Pour cela, il est possible de mettre en place des scripts d’appels qui permettent de savoir exactement quelles informations sont à dire ou à donner lors du décroché puis le déroulé de l’appel.
Conformément aux instructions de votre client, vous créez un script constituant une succession de choix et de consignes pour la télésecrétaire qui s’affichent sur leur écran au fur et à mesure des réponses fournies par l’appelant. Un guide et des choix d’option qui permettent de ne pas oublier les consignes données.
Mieux orienter la conversation avec les scripts d’appels
Cela permet à la télésecrétaire de personnaliser l’appel, comme si elle se trouvait sur place. Elle est guidée dans la conversation, ce qui limite les erreurs. Elle peut ainsi répondre au mieux à l’appelant. Ces scripts sont construits en collaboration étroite avec le client afin de refléter de manière professionnelle un accueil de qualité. Le script doit être établi et précis dès le décroché. La télésecrétaire aura un script lui permettant d’orienter la conversation en fonction de son interlocuteur.
La création de scripts est aussi une manière très organisée d’accéder rapidement aux agendas pour une prise, changement ou annulation de rendez-vous mais également aux messages.
Les scripts d’appels vous offrent la possibilité de créer des accès rapides à un agenda en particulier ou à l’envoi d’un message ainsi que l’insertion automatique des réponses aux questions dans le rendez-vous ou le message. Ces fonctionnalités offrent réactivité et rapidité de service.
Pour un service optimal, Serenovia permet aux télésecrétaires de fonctionner avec des outils collaboratifs : accueil téléphonique personnalisé, mise en relation, la prise de message et de rendez-vous, gestion de l’agenda et régulation des appels. Que les consignes des clients soient simples ou complexes, nous mettons tout en place pour faciliter le service apporté.
Affichage de l’organigramme
Serenovia offre également un affichage complet des organigrammes des entreprises afin de pouvoir orienter les appelant sans perte de temps. Les télésecrétaires trouvent ainsi toutes les coordonnées par service, par fonction avec possibilité d’appeler ou d’envoyer des messages aux différentes personnes directement.
Pour une solution idéale, choisir les services Serenovia rendront la complexité des consignes plus simple en s’assurant d’une qualité d’accueil personnalisée et efficace qui s’adapte à tout type d’entreprises et de besoins.